Die Sicherheit sensibler Daten ist in jedem Unternehmen wichtig. Mithilfe bestimmter Maßnahmen kann das Risiko von Datenverlust und -diebstahl deutlich reduziert werden. Bei Verstoß gegen die DSGVO drohen hohe Bußgelder.

Verschlüsselungstechnologien und Zugriffskontrollen

Um Daten zu schützen, nutzen Unternehmen oft Verschlüsselungstechnologien und Zugriffskontrollen. Hierbei werden sie sowohl während der Speicherung als auch während der Übertragung verschlüsselt, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Zugriffskontrollen wie zum Beispiel die Authentifizierung durch Passwort oder biometrischen Scan sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Daten zugreifen können.

Regelmäßige Sicherheitsupdates und Schulungen

Um auf neue Bedrohungen reagieren zu können, sollten Sicherheitssoftwares und -protokolle unbedingt regelmäßig aktualisiert werden. Zusätzlich sollten Mitarbeiter regelmäßig in Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsverfahren geschult werden, um das Bewusstsein für potenzielle Risiken zu schärfen. Dafür ist in bestimmten Unternehmen ein Datenschutzbeauftragter erforderlich.

Herausforderungen und Lösungen bei der Zeiterfassung

Die Verfolgung von Arbeitszeiten bringt einige Herausforderungen im Hinblick auf Datenschutzbestimmungen mit sich. Hier sind einige gängige Probleme und mögliche Lösungen:

Datenschutzkonforme Datenerfassung

• Herausforderung: Die Aufzeichnung von Arbeitszeiten kann sensible persönliche Informationen beinhalten, was Datenschutzbedenken aufwirft.

• Lösung: Datenschutzbestimmungen integrieren, die sicherstellen, dass nur die für die Abrechnung und Compliance erforderlichen Daten erfasst werden. Mitarbeiterdaten sollten im Idealfall anonymisiert und pseudonymisiert werden.

Transparente Datenschutzrichtlinien

• Herausforderung: Mitarbeiter müssen über die Verwendung ihrer Daten bei der Zeiterfassung informiert werden.

• Lösung: Klare und transparente Datenschutzrichtlinien, die den Mitarbeitern erklären, welche Daten erfasst werden, wie sie verwendet werden und welche Rechte die Mitarbeiter in Bezug auf ihre Daten haben.

Sicherheit bei der Datenspeicherung

• Herausforderung: Die Speicherung von Arbeitszeitdaten erfordert angemessene Sicherheitsmaßnahmen, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden.

• Lösung: Verwendung von sicheren Datenspeichermethoden, wie Verschlüsselung und Zugriffssteuerung, sowie regelmäßige Überprüfungen der Sicherheitsprotokolle, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.

Indem sie diese Schutzvorkehrungen treffen, können Unternehmen nicht nur die Sicherheit ihrer Daten gewährleisten, sondern auch sicherstellen, dass die Verfolgung von Arbeitszeiten im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen erfolgt und rechtliche Probleme vermeiden.

Unser Produkt

Die erfassten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter müssen zuverlässig und gemäß der Datenschutzbestimmungen gespeichert werden, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Mit unserer Zeiterfassung sind alle Daten sicher und Sie und Ihre Mitarbeiter müssen sich keine Sorgen um persönliche Informationen machen.

Optimale Zugriffskontrolle für die Zeiterfassung

Durch die Nutzer- und Rechtesteuerung haben Sie die volle Kontrolle darüber, wer auf welche Zeiterfassungsdaten zugreifen kann. Sie können festlegen, ob Mitarbeiter nur ihre eigenen oder auch die Daten anderer Mitarbeiter einsehen können. Zudem können Sie bestimmen, welche Zugriffsrechte einzelne Abteilungen haben und diese für ganze Abteilungen freigeben. Zum Beispiel können Sie der gesamten Buchhaltungsabteilung Zugriff auf die Zeiterfassungsdaten anderer Mitarbeiter geben.

Standardmäßig ist im Personalmodul eingestellt, dass Mitarbeiter ihre eigenen Zeiten erfassen und nur ihre eigenen Daten einsehen können. Sie sehen lediglich dienstliche Kontaktdaten und keine privaten Informationen ihrer Kollegen. Modul-Admins haben hingegen volle Sicht- und Bearbeitungsrechte und können entscheiden, welche zusätzlichen Daten im Mitarbeiterprofil hinterlegt werden können.

Dank der übersichtlichen und einfachen Bedienung können Sie die Rechtesteuerung problemlos verwalten.

Passwortgeschützter Zugang

Um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten ist unsere Zeiterfassung passwortgeschützt. Ein Tool zur sicheren Passwortvergabe hilft Nutzern, starke Passwörter zu verwenden, die aus einer Kombination von Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen bestehen. Sollte ein Mitarbeiter sein Passwort vergessen, kann er es selbst zurücksetzen und ein neues Passwort festlegen. Darüber hinaus können Sie für eine schnelle Anmeldung auch biometrische Funktionen wie Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung auf Ihrem Smartphone für unsere App nutzen. Bei Bedarf steht auch eine LDAP-Verbindung zur Verfügung.

Anonymisierung von Daten

In Deutschland gibt es verschiedene gesetzliche Regelungen, die die Aufbewahrung von Daten für eine bestimmte Zeit vorschreiben. Damit die Anonymisierung zum richtigen Zeitpunkt vorgenommen wird, kann eine entsprechende Funktion aktiviert werden: Die Zeiterfassung löscht zehn Jahre nach Entlassung eines Mitarbeiters automatisch alle persönlichen und Zeiterfassungsdaten aus dem Profil.

Regelmäßige Back-ups

Daten sollten mindestens einmal täglich gesichert werden, um Verluste und zu vermeiden. Sie können entweder automatische periodische Backups einrichten oder sie manuell bei Bedarf durchführen. Um die erfassten Arbeitszeiten zusätzlich zu sichern, bieten wir die Möglichkeit, sie wöchentlich als PDF-Export zu speichern und gegebenenfalls gegenzeichnen zu lassen.

Zertifizierter Serverstandort Deutschland

Alle Daten werden über eine sichere SSL-Verschlüsselung zu Servern in Deutschland bei einem ISO 27001-zertifizierten Hosting-Dienstleister übertragen. Sie werden durch verschlüsselte Datenbanken und regelmäßige Backups gesichert. Da es sich bei Ihren Mitarbeiterdaten um besonders zu schützende Daten handelt, bieten wir standardmäßig einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung sowie DSGVO-konforme Darstellung für die Zeiterfassung.

Kostenlose Updates

Unser zentrales Hosting gewährleistet regelmäßige Updates, um den sich ändernden gesetzlichen Anforderungen im Bereich der Zeiterfassung und des Datenschutzes gerecht zu werden. Diese Updates erfolgen ohne zusätzlichen Zeitaufwand oder Kosten für Sie.

Jetzt testen

Per Browser und App bieten wir nicht nur eine benutzerfreundliche Erfassung von Arbeitszeiten, sondern stellen auch sicher, dass Ihre Daten geschützt sind. Priorisieren Sie die Sicherheit Ihrer Daten und optimieren Sie gleichzeitig Ihre Arbeitszeiterfassung. Testen Sie kostenlos die 30-tägige Demo-Version.